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你认为正确的管理时间的四点【哈佛商业评论】

时间:2014-07-23 07:33:10  来源:  作者:

 我不知道有谁没有在挣扎着利用好工作上的时间。如何能处理好已经挤满邮件的收件箱?如何在被会议占满的情况下完成自己的工作?如何能一项一项地完成不断在增加的待办事项?起初又如何在这种情况下列出这些清单?更糟糕的是,关于时间管理究竟代表着什么和如何才能达成目标的误解一直存在。让我们来看看一些最常见的建议,并评估一下它们是否正确。
这是关于管理你的时间。错。
“时间管理”用词不当,一名高效率专家乔丹.柯恩说到,他也是《把时间留给关键工作》的作者。他提出效率才是关键:“我们必须停止命名它为‘时间管理’。因为这并不是关于时间,而是关于你能变得多么有效率。”他使用了节食和身体健康作为比喻。“你可以按照你的方式节食,”他说到,“但是这并不一定意味着你可以变得更加健康。”同样,你可以仔细观察自己是怎样利用时间的,管理邮件,等等,但是你并不会因此变得更有效率。
哈佛商学院的讲座教授兼《进展法则》的联合作者Teresa Amabile,她是这方面的专家,她曾经阅读数千名工人记录着他们如何努力完成工作的日记,她表示到这其实更多的在于你如何管理你的整体工作量。很多管理者有时仅仅是承担了太多。“如果你不能关注你已经作出的或者正在执行的承诺,没有任何时间管理的方法能够解决这个问题,”她说到。当然,这可能只是一个组织层次的问题—很多管理者都会分配很多任务给他们的团队—但是她说到最专业的人士能够比他们所承认的更好控制工作量。“说不是一种可能。要进行协商也是一种可能,”她说到。Cohen对此表示同意:“你的日程不仅仅是你一个人的,你可以更明智的选择该做哪些并且管理好它们。”
你只需要找到合适的系统或方法。错。
“有一个系统是有用的,但是不仅仅是如此,”Amabile说到。“对一个人适合的方法,比方说在开始一天的工作前先用一个半小时专注工作内容,并不见得对另一个也同样有效。”关键点是不断实验这些技巧“在特定的环境或情况下,一些事情能进行,也有一些不能,”Cohen说到。尝试不同的技巧—真真正真尝试它们。不要在改变了你查看邮件的方式仅一周后就宣布失败。建立衡量成功的指标,处理的时间,甚至加入其他一些人—你的上司或是同事—来帮助你衡量这些方法是否真的奏效。
你需要一些时间来改变。部分正确。
和我曾经聊天的一个人说到她最大的挑战是找到时间去管理时间。她没有自己所需要的一两天时间。Amabile说到这可能不是必要的:“小的调整可以带来大的转变。最好的方法是从小事做起。这项过程可能意味着你每天都需要一点点额外的时间来反省和思考。也许仅仅是用每天的20到30分钟,这就是进步。”但是这也取决你的情况有多糟和你有多绝望。Amabile讲到有一个人决定利用自己的休假来进行一个大的转变,以减少自己的压力。她观察了这个人是如何使用她的时间的,她的执行度,并且对于一些人介绍的技巧的实验。“她觉得事情已经变得失控,所以她需要给自己一个礼物。但这是一个在必要情况下采取的极端措施,”Amabile说到。
这是你的决定—仅仅是你的决定—来使事情变得正确。部分正确。
这也许仅仅一部分是正确的。“没有人能对你的效率负责,”Cohen说到。这就意味着,这是你的责任。他很明确:“人们希望你变得更高效,所以你最好自己承受。”但是Cohen和Amabile都认为你不可能一个人做到这件事。“如果你在一个企业内,它需要你随时作出即刻反应或周转,或者它不允许你有任何懈怠,这种情况下你很难自己做好时间管理,”Amabile说到。她指出在Leslie Perlow研究中的你能在任何工作环境中作出的小调整。不过它可能是很难执行的。“企业可能不知不觉在你面前放置了很多障碍—举例来说,模糊的策略和笨拙的流程,”Cohen说到。
如果这听起来像你的公司,Amabile会建议你尝试改变企业文化。“我会敦促人们按照自己认为有效的方式将任务向后推,”她说到。提出一些这样的问题,“在这里我们如何才能让自己变得更高效?”这比关注走出自己的限制更加有效。“你在企业中有将任务向后推的责任,”她说到。Cohen还认为和高管谈话是很重要的,因为它比任何一个经理都重要。“这涉及如何完成任务,在哪里需要决策,和如何做决策。一个系统能做的只有这么多,”他说到。
对于个人职业,控制你的工作量和进度是很艰巨的。但是迈向正确方向的第一步,是你能把人们所说的能奏效的和真正能奏效的区分开。

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